Capa Como gerir múltiplos projetos ao mesmo tempo?

Como gerir múltiplos projetos ao mesmo tempo?

Gerir múltiplos projetos ao mesmo tempo requer habilidades de um malabarista. Cada ação realizada em um projeto precisa alimentar o próximo com fluidez e equilíbrio e, quando bem executada, um gerente de portfólio habilidoso pode fazer com que não pareça dificuldade alguma. Mas se alguns erros são cometidos, aí tudo pode vir ao chão. E isso vale tanto para um gerente de projetos, um profissional que acabou de abrir seu negócio de uma pessoa só ou um gerente com diversas equipes. 

Mas gerir muitos projetos ao mesmo tempo, também conhecido como gerenciamento de portfólio de projetos – é uma técnica que pode ser cultivada e dominada. Gerentes de portfólio precisam ter habilidade de priorizar tarefas dentro dos projetos, monitorar a performance da equipe e alocar seus recursos de forma efetiva. Principalmente para quem gere uma equipe, é fundamental saber ajudar a sua equipe a lidar com a carga de trabalho de forma eficiente e focar em entregas de tamanhos e prazos diferentes. 

Se começar o dia com uma reunião sobre um projeto, depois atender uma ligação sobre um segundo e almoçar com o gerente da equipe do seu terceiro projeto lhe parece familiar, estas 10 dicas podem lhe ser úteis: 

1 – Priorize

Primeiro, saiba suas prioridades. Uma vez que sem essa sabedoria fundamental, você pode passar o dia trabalhando a todo vapor e ainda sentir que está ficando para trás por não estar trabalhando nas tarefas certas. 

Seus projetos possuem prioridades diferentes, ao passo que tarefas dentro dos projetos também possuem prioridades diferentes. Portanto, defina o que é realmente importante e o que é secundário. Assim fica mais fácil, se você possui uma equipe, planejar seu tempo e distribuir as tarefas mais importantes. 

2 – Utilize a técnica de Block Timing

Através do Block timing, você separa seu dia em blocos de horas e organiza estes blocos para cada tarefa, cliente ou projeto. A ideia é focar em um único projeto dentro daquele horário e não se deixar distrair ou interromper por outras tarefas. Como não há uma alternância de assuntos dentro de cada bloco, a mente flui de maneira mais tranquila e é possível fazer mais, em menos tempo. Não se esqueça de alertar sua equipe sobre seus horários para que eles não te interrompam. 

3 – Crie foco

O que você precisa para ficar focado? Você pode ser mais produtivo se utilizar o Block Timing de forma inteligente. E isso significa estar focado nas suas atividades prioritárias. Não se deixe ser sugado pelo Facebook, por exemplo. Se atenha às tarefas e deixe para checar as notificações mais tarde. 

Algumas pessoas necessitam do silêncio, outras de música, outras de claridade para fazer seu melhor trabalho. Cada um é diferente e saber o que você precisa para fazer o seu melhor, é de suma importância. 

4 – Cheque sua rotina de trabalho regularmente

Fique de olho na sua carga de trabalho diariamente. Planeje o que vem a seguir e verifique se você irá dar conta de tudo. Revise suas listas de tarefas, sua agenda, as tarefas mais críticas e quanto irá levar para completá-las. Esse hábito simples pode ser feito ao final de cada semana, quando você estiver atualizando o cronograma dos seus projetos. 

Aqui você pode utilizar ferramentas que possam acelerar este processo e manter tudo mais organizado e visível por toda equipe. Ferramentas como o Asana ou Trello que foram criadas utilizando a técnica Kanban para administrar e controlar fluxos de produção. 

5 – Delegue

Se você possui uma equipe, ou colegas dispostos a lhe ajudar, faça uso deles. Delegue. Talvez você possa delegar projetos inteiros ou apenas pequenas partes deles, mas mesmo assim significa retirar algo da sua lista de tarefas. 

Lembre-se: delegar não significa absolver-se totalmente de tudo que tem a ver com aquela tarefa. Você ainda vai precisar supervisionar e ter certeza de que tudo está sendo feito com a eficácia e o padrão requerido por você. 

6 – Sobreponha seus planos 

Isso é fácil de fazer com um software de gerenciamento de projetos. Procure semanas em que vários projetos têm entregas importantes ou onde você pode prever que ficará sobrecarregado e estressado. Saber que isso está por vir pode lhe ajudar a se preparar melhor. Você poderá mudar algo de lugar e suavizar temporadas muito concorridas, ou fazer algo antecipadamente, ou ainda pedir uma ajuda extra. 

Você pode inclusive fazer planos que lhe ajudem na parte pessoal como agendar uma massagem ao final dos dias mais puxados ou encomendar comida para a semana para que não precise se preocupar com mais esta tarefa. 

7 – Acompanhe seu progresso

Ficar de olho em quanto tempo você está levando para cada tarefa ajuda muito na hora de se planejar e não perder prazos. Esse hábito também ajudará a perceber se um projeto está levando mais tempo do que deveria e atrapalhando os outros projetos. 

Separe um horário na sua agenda apenas com você mesmo para revisar o andamento dos projetos. 

8 – Seja flexível

Algumas datas são irredutíveis e não há como alterá-las, mas outras possuem um pouco mais de flexibilidade. Sabendo quais são, você pode ajustar seu trabalho mais facilmente. Digamos que você bloqueou um horário na sua agenda hoje para o Projeto A. Uma emergência surge no Projeto B e você é chamado para resolvê-la. Seu Time Bloquing não irá funcionar hoje, mas tudo bem. Uma atitude flexível é muito favorável na hora de lidar com múltiplos projetos.  

9 – Mantenha-se organizado

A última coisa que você quer que aconteça é aparecer na reunião de um projeto com as anotações de outro. Utilize processos, sistemas e ferramentas para se manter organizado. Tenha sempre um fácil acesso à agenda de cada projeto e às listas de tarefas relacionadas a eles. 

10 – Gerencie expectativas

Você tem muito a fazer. Haverá momentos em que você não vai conseguir entregar tudo que precisa. Deixe que seu chefe/investidor/patrocinador/gerente saiba quando você está disponível e quando terá tudo pronto para entrega. 

Se, por algum motivo, você não puder cumprir esses compromissos, avise as pessoas afetadas assim que puder, juntamente com uma estimativa revisada de quando você poderá terminar suas tarefas. Isso mantém todos informados e cientes do que esperar a todo momento. 

Estas 10 dicas de como gerir múltiplos projetos ao mesmo tempo irão ajudar pelo menos a reduzir o estresse, senão ajudar a obter organização, entrega e sucesso dos seus projetos.

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