Conheça o que é hot desking, seus benefícios e se ele é o modelo ideal de trabalho para a sua equipe.

Hot desiking é uma tendência de trabalho onde cada funcionário utiliza a posição disponível no momento, ou seja não utiliza uma posição fixa. 

Em pesquisa realizada pela Project Office Furniture com 200 funcionários, 86% se disseram satisfeitos com a flexibilidade gerada pelo hot desking. 

Para quem ele é indicado?

O sistema costuma funcionar bem para empresas com equipes trabalhando em modelo híbrido, portanto, sem a necessidade de manter um número grande de posições disponíveis. Ou seja, quando apenas parte da equipe trabalha a partir do escritório por dia. 

Para empresas com equipe de vendas externa, também é uma ótima alternativa, visto que apenas em momentos pontuais esta equipe está presente. 

Equipes que trabalham a partir de seus notebooks também tem essa facilidade ao movimentar-se dentro do espaço, não tendo problemas para optar por uma posição diferente a cada dia. 

Benefícios do hot desking

Um dos maiores benefícios do hot desking é a redução nos custos com espaço e posições, uma vez que o número de mesas e cadeiras está de acordo com a média de funcionários que trabalham por dia na empresa e não no número total de funcionários. 

Outro benefício que o hot desking traz é através da flexibilidade. Possibilitando laços com membros da equipe que normalmente não teriam esse contato, seja por áreas de trabalho diferentes, seja por mera posição física. Novas ideias e soluções podem surgir de conversas com membros da equipe de uma área diferente. 

O hot desking aparece como uma tendência de solução para equipes híbridas – com membros que trabalham parte home-office, parte alocados na empresa. Ou para empresas alocadas dentro do Coworking, promovendo um dia a dia mais dinâmico para seus membros no espaço.

Quais são os pontos negativos a observar?

O sistema de hot desking, apesar de trazer uma flexibilidade e liberdade para os membros da equipe pode trazer pontos negativos quando implementados em empresas grandes. Levando em consideração que novos funcionários necessitam de mais atenção e fácil acesso aos superiores e colegas diretos, pode ser um problema tê-los tão distantes por conta da posição utilizada naquele dia. (Por exemplo, ao chegar um pouco mais tarde que os colegas, e terminar numa mesa em outro andar). 

Outra questão envolve funcionários com mais idade que preferem manter uma posição fixa a ter que carregar seu notebook e pertences a outra mesa diariamente. Para tanto, a dica é estabelecer algumas posições fixas para acomodar os funcionários com essas necessidades. 

Fatores a considerar

Empresas onde os funcionários trabalham com desktop também podem ter dificuldade em implementar o modelo, uma vez que fica inviável transportar desktops de uma posição para outra, além de ter de estocá-los em um espaço quando não estão em uso. 

Outro ponto a ser lembrado é a frequência de funcionários passando por uma mesma posição diariamente. Para isso a higiene e limpeza do local devem ser constantes. Inclusive contar com o hábito do próprio funcionário, de limpar sua mesa ao final do dia, especialmente durante a pandemia mas também no inverno, por exemplo.  

Na ausência do número fixo onde o funcionário pode ser acessado por clientes externos, pode haver a necessidade de prover números através do Skype ou Google para facilitar o contato, o que funciona com baixo custo para empresas menores. Empresas maiores poderão investir em sistemas PABX.

Formas de facilitar a implementação do modelo

• Utilizar um software que mostre rapidamente quais as posições disponíveis, uma vez que é o que funciona para grandes espaços com muitas posições. 
• Para evitar que alguns funcionários acabem se isolando, a dica é realizar reuniões via vídeo para que os funcionários interajam entre si. Incentiva-se também momentos de descontração pós-trabalho para aumentar a socialização entre membros da equipe. 
• A equipe de RH e TI são fundamentais para que a implementação do hot desking funcione da melhor forma possível.  

Conclusão

Em suma, o sistema hot desking não é para todas as empresas e nem para todos os funcionários. Portanto, avaliar os pontos positivos e negativos e avaliar as equipes é importante antes de querer implementar o modelo. Principalmente se o fator mais importante for a questão da redução nos gastos, uma vez que, caso mal formulado, pode promover a redução no bem-estar da equipe e, por consequência, na produção. 

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